Baux d'habitation : les obligations du bailleur en matière de charges locatives

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont ainsi des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire.

Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire.

La liste (exhaustive) des charges locatives est fixée par décret.

Dans le cadre des contrats de location conclus à usage d’habitation (ou à usage mixte professionnel et d’habitation) soumis aux dispositions de la loi du 6 juillet 1989, deux textes font référence en matière de charges, à savoir :

• Le décret n°87-713 du 26 août 1987 ;
• L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Ces deux textes permettent de déterminer les charges qui sont dites récupérables par le propriétaire et celles qui doivent au contraire, demeurer à sa charge.

Si le bailleur est ainsi en droit de recouvrer auprès de son locataire les charges considérées comme récupérables, encore faut-il que celui-ci soit en mesure d’en justifier.

Le principe de justification de la provision

Il s’agit d’un principe fondamental énoncé par le premier alinéa de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ; les charges récupérables sont exigibles sur justification.

L’article 23 précité offre deux options au bailleur, concernant le mode de recouvrement des charges :

• La première consiste à exiger le remboursement des dépenses réelles effectuées par le bailleur ;
• La seconde, qui est aussi la plus utilisée, consiste à prévoir dans le bail le versement d’une provision sur charges (le plus souvent mensuelle).

Ce même article impose que la demande de provision soit justifiée par la communication des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation annuelle de charges.

Lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété, la provision doit en outre être justifiée par le budget prévisionnel.

En location meublée, il est également possible d’opter pour des charges forfaitaires (qui ne donnent donc lieu à aucune régularisation).

Les obligations du bailleur lors de la régularisation des charges

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à respecter un certain nombre d’obligations formelles qui lui permettent de justifier les dépenses dont il demande le remboursement.

Ainsi, lorsque les charges locatives donnent lieu au versement d’une provision, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle.

Le bailleur doit au préalable communiquer à son locataire un décompte des charges.

Cette communication doit intervenir un mois avant la régularisation.

Les documents communiqués doivent permettre au locataire d’identifier la nature et la catégorie mais également le mode de répartition des charges dans les immeubles collectifs.

En pratique, outre les pièces susmentionnées (résultats antérieurs, budget prévisionnel et mode de répartition des charges) les pièces justificatives peuvent être les factures, les contrats de fournitures et d’exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quotité consommée et le prix unitaire de chacune des catégories de charges, les taxes foncières comprenant la taxe d’ordres ménagères etc.

A l’issue de la régularisation, et à la condition que les charges soient dûment justifiées par le propriétaire, le locataire devra payer un surplus à ce dernier si le montant des charges réelles est supérieur au montant des provisions versées par le locataire.

A l’inverse, le propriétaire devra rembourser à son locataire, le trop-perçu.

Il convient par ailleurs de préciser que la loi Alur du 24 mars 2014 a confirmé la possibilité, pour les bailleurs dont les logements sont situés en copropriété, de pouvoir retenir jusqu’à 20% du montant du dépôt de garantie lors du départ du locataire, dans l’attente de la régularisation annuelle des charges par le syndic pour l’immeuble

Une fois l’arrêté annuel des comptes effectué par le Syndic, le propriétaire doit procéder à la régularisation définitive des charges de son logement dans le mois qui suit et restituer le solde du dépôt de garantie à son locataire.

L’action en répétition 

Le preneur est en droit de demander le remboursement des sommes encaissées par le bailleur au titre des provisions sur charges sous déduction des seules charges dont le bailleur peut apporter la justification (Cass. 3e civ, 13 juillet 2005, n°04-10.152).

Dès lors que le bailleur n’a pas tenu à disposition des locataires les pièces justificatives réclamées, il ne peut obtenir le paiement des arriérés de charges.

Peu importe que le locataire ait payé sans réserve les sommes exigées par le bailleur, cela ne vaut pas renonciation claire et non équivoque à son droit d’agir.

A défaut d’obtenir la communication des pièces justificatives susvisées, le locataire peut ainsi agir en répétition à l’encontre de son bailleur pour obtenir le remboursement des sommes versées par ses soins au titre des provisions pour charges.

La Cour de cassation a décidé que l’action en répétition ouverte au locataire, se prescrivait par trois ans à compter du jour ou le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaitre les faits lui permettant de l’exercer et a précisé que « ce jour est celui de la régularisation annuelle des charges, qui seule permet au preneur de déterminer l’existence d’un indu, et non celui du versement de la provision » (Cass. 3e civ, 9 novembre 2017, n°16-22.445).

Le délai de trois ans offert au preneur pour agir en répétition ne court ainsi qu’à compter de la régularisation des charges opérée par le bailleur.

En matière de charges locatives, les litiges entre bailleur et preneur sont nombreux et l’assistance d’un avocat, bien que non obligatoire, est vivement recommandé.